Notes-Mail weiterleiten auf einen Internet-Mail-Account

Zielsetzung

Kollegen, die keinen regelmäßigen Zugang zum Firmen-internen Notes-Mailsystem haben, möchten sich ihre im Notes eingehende Mail auf einen Internet-Account weiterleiten lassen, zu dem sie häufigeren Zugriff haben.

Ein weiterer Anwendungszweck ist die Benachrichtigung über eingegangene Mail über einen Pager z.B. auf ein Handy per SMS (Short Message Service). Bei D2 kann das nämlich per E-Mail geschehen. Sie schicken etwas das Betreff (Lotus Notes: "Thema") als Mail an die Internet-Mail-Adresse 01724010722@d2-message.de

Ein Sicherheitsaspekt ist dabei zu berücksichtigen. Mail, die auf Internet-Mail-Accounts bei Kunden weitergeleitet wird, könnte möglicherweise von Unbefugten gelesen werden. Anders ist es, wenn der Weiterleitungs-Mail-Account ein persönlicher Account bei einem kommerziellen Provider wie CSi (CompuServe), AOL oder T-Online ist. Um die Mail ggf. in Abhängigkeit von Vertraulichkeitskennzeichen verschieden behandeln zu können, kommt eine unbedingte Mail-Weiterleitung über das Notes-Adressbuch nicht infrage. Wir entwickeln deshalb einen Notes-Agenten, in den die nötige Intelligenz eingebaut werden könnte.

Lösung 1: Short Message Service D2

Sie öffnen Ihre Notes-Mail-Datenbank. Dazu sind nur Sie selbst berechtigt, nicht ich.

Menüleiste: "Erstellen", Auswahl "Agent..."

Eingeben:

1. Feld "Name": Etwas verständliches z.B. "MailNotificationSMS"
2. Checkbox "Gemeinsam genutzter Agent": ankreuzen  (sicherheitshalber)
3. Combobox "Wann soll der Agent gestartet werden?": Auswahl "Wenn neues Mail ankommt"
4. Was soll der Agent tun? Starten "Formel"   (Option Button). Um unseren ersten Agenten möglichst einfach zu halten, verzichten wir zunächst auf "Starten  Skript", was die zeitgemäße Option wäre.
5. Und nun in das große Feld diese Formel:

@If(Importance="1";@MailSend("01724010722@d2-message.de";"";"";@Name([CN];from)+":"+subject;"";""  );"");SELECT @All

oder:

@MailSend("01724010722@d2-message.de";"";"";@Name([CN];from)+":"+subject;"";"" );SELECT @All

Damit wird als Short Message der Name des Absenders und das Subject der Mail (insgesamt maximal 160 Zeichen) übertragen.

Lösung 2: Komplette Mail-Weiterleitung an  Internet-Mail-Account

Sie öffnen Ihre Notes-Mail-Datenbank. Dazu sind nur Sie selbst berechtigt, nicht ich.

Menüleiste: "Erstellen", Auswahl "Agent..."

Eingeben:

1. Feld "Name": Etwas verständliches z.B. "MailForwarding"
2. Checkbox "Gemeinsam genutzter Agent": ankreuzen  (sicherheitshalber)
3. Combobox "Wann soll der Agent gestartet werden?": Auswahl "Wenn neues Mail ankommt"
4. Was soll der Agent tun? Starten "Formel"  (Option Button). Um unseren  ersten Agenten möglichst einfach zu halten, verzichten wir zunächst auf "Starten  Skript", was die zeitgemäße Option wäre.
5. Und nun in das große Feld diese Formel:

@MailSend("kracht@csi.com";"";"";"GMO: "+subject;""; "subject":@Char(13):@Name([CN];from):@Char(13):@Text(PostedDate):@Char(13):"body"  );SELECT @All

Parameter 1: String: Ihre Weiterleitungsadresse
Parameter 2: String: CC-Adresse (hier: Nullstring)
Parameter 3: String: BCC-Adresse (hier:  Nullstring)
Parameter 4: String: Subject (hier: "GMO: " +  subject)
Parameter 5: String: Remark (hier: Nullstring)  (Sinn und Zweck  unbekannt)
Parameter 6: List of Strings: Message-Body

Wichtig: Parameter 6 als Notes-Typ "Liste" ist äußerst trickreich und  empfindlich. Bitte lassen Sie Parameter 6 in Ihren ersten Versuchen  bitte absolut unverändert . Der Aufbau einer Liste in Notes ist:   element1 : element2 : element3 : .....Mit zwei Problemen musste ich bei meinen  Versuchen schon kämpfen:

Problem 1. Alle Elemente der Liste müssen vom gleichen Typ  sein. Deshalb die Konversion von "PostedDate" (Typ=Time/Date) in den Typ String  (@Text(PostedDate)).

Problem 2. Ein List-Element der Form "Hugo" wird als Inhalt des Feldes Hugo interpretiert (z.B. "subject" und "body"). Will man den message body etwas schöner aufbereiten und Textkonstanten einbauen etwa:  "Thema: "+subject dann kommt Notes irgendwie durcheinander. Als List-Elemente sind offensichtlich nicht beliebige Expressions zugelassen, wohl aber einige einfache @-Formeln wie z.B. @char(13) und @Text(...)

Offene Punkte/Weiterentwicklung

1. Mail Attachments sind noch nicht versucht worden

2. Vertraulichkeit: Bei vertraulichen Mails sollte nicht der Original message  body weitergeleitet werden, sondern nur eine Benachrichtigung. Bitte diesen Agenten nur für "sichere" Zieladressen verwenden

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